【在宅ワーカー×タスクシュート】は相性抜群！スキマ時間を活かす時間術

コロナ禍で在宅ワークを始めた方や、家が職場になるフリーランサーの皆さんは、時間管理に悩みを抱えることが多いようです。TODOアプリやスケジュールでやるべきことは見えているのに、家にいるとそれらが終わらない……。今回はそんな悩みを抱える在宅ワーカーにぴったりな、時間管理方法「タスクシュート」について紹介します。

タスクシュートとは？――在宅ワーカーと相性がいい理由
タスクシュートはどう始めればいい？
在宅ワーカーのタスクシュート画面を紹介
在宅ワーカーがタスクシュートを続けて感じること
タスクシュート導入で在宅ワーク時間をより効率的に

タスクシュートとは？――在宅ワーカーと相性がいい理由

タスクシュートとは、実業家の大橋悦夫さんが提唱した時間管理の手法です。1日のタスクを並べ、そのタスクにかかる時間の見積りを記入します。そして、それぞれのタスクを始めるときと終わるときもチェックしていきます。そうすることで、1日の作業量や予定の全体像を把握していくのがタスクシュートの考え方です。

このタスクシュートが在宅ワークに向いている理由は、3つあります。

まず、在宅だとタスクシュートの記入がしやすいことです。営業や接客などで外に出たり、人と面している時間が多かったりする職種だと、この管理がやや難しいシーンもあります。

次に、在宅ワークの無駄な時間を自覚しやすいことです。というのも、タスクシュートは全ての行動を表に落とし込んでいくことになりますから、ついSNSを見てしまったり、無駄な作業をする時間がどれほどあるのかがわかります。これを可視化できると、在宅ワークの効率はぐんと上がるはずです。

最後に、急な予定変動やスキマ時間で処理したいタスクに対応しやすいことです。従来のスケジュール管理アプリだと、緊急で増えたタスクや、予定に入れるまでもない小さなタスクは可視化されづらいものです。これらもすべて一覧化するタスクシュートだからこそ、タスクをどう整理するか考えやすいのです。この特徴は、スキマ時間に家事をしたり、遠隔にいる仲間との連携が必要なプロジェクトを進行したりする在宅ワークで特に役立ちます。

タスクシュートはどう始めればいい？

これからタスクシュートをしたい人は、タスクシュートを行うためのアプリやExcelを利用したデータを検索し、ダウンロードして利用します。いくつかの選択肢がありますが、私が実際に利用して使いやすかったのは「TaskChuteCloud」です。こちらは月額486円のサブスクサービスとなりますが、無料でタスクシュートを試せるシートなどを提供しているサイトもありますので、ぜひ調べてみてください。

タスクシュートに利用するアプリやシートを準備できたら、まず自分のルーティーンを書き込みます。タスクシュートの初期段階は1日の予定が何もない状態です。その日だけの予定を書き込んで始めてもいいのですが、ルーティーンから先に書いたほうが1日の感覚をつかみやすいのでおすすめです。

ちなみに私が最初書き込んだのは、朝昼夜のごはんとお風呂の時間です。私は食べるのが遅く長風呂をするほうなので、これだけでも毎日2時間半使っているとわかり、この時点でおどろきました。

また、使うツールにもよりますが、各タスクの分類も先に済ませておくと使いやすいです。「家事」「仕事」「娯楽」というふうに、それぞれのタスクにカテゴリをつけておくと、1日にどの程度自分が仕事をしているか、あるいは休んでいるかが明確にわかります。

在宅ワーカーのタスクシュート画面を紹介

具体的な事例として、日ごろからタスクシュートをしている在宅ワーカーである私の一日を紹介します。私は「TaskChuteCloud」を利用しているので、その画面で見ていきましょう。

このように、終わった1日は何時から何時まで稼働していたかが一目でわかります。カテゴリは「運動」「ライティング」「資格取得」など、現在の生活に合わせてカスタマイズしています。見積りと実際にかかった時間を見ると、思ったより時間のかかるタスクが何かがわかるのが魅力です。自分のイメージと実際の時間の差分が埋められれば埋められるほど、時間管理がしやすくなります。

1日のログだけでなく、指定期間のレビューを見られるのも便利です。自分がどのくらいの割合で何をしているのかが一目でわかるので、バランスを調整しながら生活改善していくことができます。ちなみに、各タスクに振り分けられる「モード」は、各自項目を作れるのですが、私は「スピード優先」か「質重視」か「どちらも意識すべき」か、あるいは「それとは関係のないオフタイム」かで区別しています。このモードを設定しておくことで、どんな姿勢でタスクに臨むか意識してギアチェンジすることができるからです。

タスクシュートをしている私のルーティーンは、朝起きたときにその日の予定を書き込むこと。ベッドの上でスマホアプリ版の「TaskChuteCloud」を開き、今日の予定を書き終えてから起き上がります。その日のタスクが何時までに終わるか見えていると、心に余裕が生まれます。逆に全てのタスクを終えるために最短でも22:00を超えてしまうとわかった場合は、この時点で優先順位の低いタスクを翌日に繰り越して調整します。

在宅ワーカーがタスクシュートを続けて感じること

私はかれこれ2年ほどタスクシュートを続けていますが、タスクシュートを習慣化したおかげで、時間に対する考え方そのものを変えられました。それまでの私は１日の区切りをあまり意識できておらず、長時間だらだらと働き続けてしまっていました。睡眠時間を削ると生産性が落ちるため、一層労働時間が増えてしまいます。こうした悪循環を断ち切ろうと思えたのは、タスクシュートのおかげでいかに休めていないかを自覚できたからです。また、仕事をしているように見えて、実はぼーっとしている時間が長かったこともわかりました。

タスクシュートは「自分の時間の使い方を知る」ことができます。これをもとに改善を繰り返していけば、仕事への集中力が上がり、空いた時間を有効活用したりと、副次的な効果が生まれていきます。

一方、タスクシュートはかなり大変ということも伝えたいです。毎日ただタスクの始まりと終わりを記入していくだけなのですが、これが意外と面倒です。休日前の飲み会やゲームなど、時間を忘れて楽しみたい予定のときは、だいたいタスク終了の記入を忘れて次の日になっています。それにトイレや歯磨き、ごみ捨てなど、小さなタスクまで完璧に記入しようとしたら、ノイローゼになってしまいそうです。

ですので、私は習慣化することを重視し、完璧に記入することはあまり気にしないことにしました。先ほど挙げたトイレ・歯磨き・ごみ捨ては「朝のルーティーン」にまとめて30分の見積りで毎日記入しますし、外出や遊びの予定があるときは、その日の記入をお休みします。

自分がどんなふうに一日の時間を使っているのか把握することが、タスクシュートの目的です。緩急をつけながら自分の生活に合った形で続けて、生活をより良くするヒントにできればそれが一番いい使い方だと思います。ですから、くれぐれも記入することが目的になってしまわないようご注意ください。