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社内外の連絡方法やコミュニケーションの手段のひとつとして、SNSツールを利用する企業が増えてきています。これまで主流だった電話による連絡が、パソコンやスマートフォンの普及により変化の時を迎えているのです。

そこでこの記事では、電話以外のSNSツールを利用したコミュニケーション方法をご紹介します。

SNSツールを利用するメリット3点

TwitterやFacebook、LINEなどといった文字と写真を主とするSNSツールを使ったコミュニケーション。これらの利用者が増えている理由には、次の3つのメリットがあげられます。

相手の都合を優先できる

最大のメリットは、相手の都合を優先できることです。電話を使ったコミュニケーションの場合、ランチタイムは避ける、電話をかける際に相手の都合を確認するといった配慮や手間が必要でした。

しかしSNSツールなら、メッセージを送っておけば相手は自分の都合で内容を確認できます。今はほとんどの人がスマートフォンを持っていますので、外出先でもオンタイムでメッセージを確認することも可能です。

ファイルのやりとりが可能

SNSツールなら、メッセージにファイルを添付できます。また、URLを記載するとプレビューが表示され、サイトへアクセスしなくても中身が判別できます。電話ではファイルを添付することができないため、改めてメールやFAXなどを送るといった手間が必要です。

やりとりの記録が残る

やり取りの記録が残るのもメリットのひとつです。言った言わないのすれ違いを避けることができます。もし相手の顔を見て話をしたいと思ったときは、そのまま音声やビデオによるオンラインミーティングに切り替えることも可能です。

FacebookMessengerとLINEの特徴

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伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が2017年2月におこなった「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査」によると、企業が利用しているコミュニケーションツールは「Skype」「FacebookMessenger」「LINE」が上位に並びます。なぜこれらのツールが選ばれているのでしょうか。SNSツールであるFacebookMessengerとLINEの特徴を確認しましょう。

Facebook Messenger

FacebookMessengerという名前ですが、Facebookに登録しなくても使えます(電話番号の登録が必要です)。

テキストチャットだけでなく、音声通話、ビデオ通話、1対1の通話、グループ通話もでき、ファイルの共有機能も有しています。既読機能があり、相手がメッセージを読んだか確認できるのも特徴のひとつです。

LINE

吹き出し形式で会話が表示され、それぞれのメッセージに投稿時間が記載されるのが特徴です。音声通話、ビデオ通話、グループでのやり取りが可能で既読機能があります。写真や動画の共有機能の他、メモ機能やアルバム機能もあります。

LINEの強みはなんといってもユーザー数の多さです。国内アクティブユーザー数は7600万人以上。主にスマートフォン端末で利用されていますが、パソコンでも携帯電話(ガラケー)でも利用可能です(一部機能に制限あり)。

ビジネス向けにコミュニケーションをより効率化させる有料サービス、「LINE WORKS」もあります。

SNSツールを利用する際の注意点

便利なSNSツールにも注意点があります。それは誤送信のリスクがあることです。

SNSツールは、連絡先を共有していることやその手軽さを理由に、誤った相手にメッセージを送ってしまう可能性があります。機密情報を外部に漏らすことがないよう、送信前に送信先の確認をするなどの注意を徹底しましょう。

おわりに

社内での活用はもちろん、社外の人とのやり取りにも活用できるSNSツール。この記事で紹介した以外にもさまざまなツールがあります。無料で使えるものも多くありますので、まずは試験的に利用して、その中から使い勝手の良いものを選ぶとよいでしょう。

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